Правила оформления текстовых документов



Правила оформления текстовых документов

Поля делового документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 равны: левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Текст деловых документов выравнивается по ширине.

Текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;

абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,25 см;

строки разделяются полуторным интервалом; полужирный шрифт не применяется; разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;

Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки).



Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек). Ставится просто цифра.

Оформляется в Word 2007 – Вставка – Номер страницы.

Применяется два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой. В цифровом элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Пример: 1 сентября 2013 года — 01.09.2013.

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами:

Название единиц измерения (при цифрах): метр — м тонна — т сантиметр — см центнер — ц миллиметр — мм килограмм — кг гектар — га грамм — г атмосфера — атм час — ч минута — мин секунда — с ампер — А.

Общепринятые сокращения:

т. е. — то есть и др. — и другие

и т. д. — и так далее и пр. — и прочие

и т. п. — и тому подобное

н. э. — нашей эры

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на новой строке.

Таблицы нумеруют. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1».

Заголовки.

Заголовки обычно выравниваются либо по центру, либо по левому краю.

Точка в конце заголовка и подзаголовках, выключенных отдельной строкой, не ставится.

Если заголовок состоит из нескольких предложений, то точка не ставится после последнего из них.

Порядковый номер всех видов заголовков, набираемый в одной строке с текстом, должен быть отделен пробелом независимо от того, есть ли после номера точка.

Знаки препинания.

Перед знаком препинания пробел не ставится (исключение составляют открывающиеся парные знаки, например, скобки, кавычки).

После знака препинания пробел обязателен (если этот знак не стоит в конце абзаца).



Кавычки и скобки не отделяют пробелом от текста который в них заключен. Никогда не отбиваются пробелом от того текста, который в себе заключают, но всегда отделяются от того текста, который их окружает. Пример: «Детский мир», «Утро», (временно).

Нельзя ставить в тексте разные кавычки!!!

Многоточие состоит из трех точек, написанных без пробелов…

Тире выделяется пробелами с двух сторон. Знак тире, или длинное тире, может быть набрано с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш CTRL+SHIFT+серый минус (серый минус располагается на цифровой клавиатуре, справа).

Знак неразрывный пробел (комбинация клавиш CTRL+SHIFT+пробел) препятствует символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться, в отличие от обычного пробела).

Дефис пробелами не выделяется.

Математические знаки.

Индексы и показатели между собой и от предшествующих и последующих элементов набора не должны быть разделены пробелом (Н2О, м3/с)

Знаки процента (%) применяют только с относящимися к ним числами, от которых они не отделяются.

Знаки градуса (°), минуты (‘), секунды (») от предыдущих чисел не должны быть отделены пробелом, а от последующих чисел должны быть отделены пробелом (10° 15’).



Знаки номера (№) и параграфа (§) применяют только с относящимися к ним числами и отделяются пробелом от них и от остального текста с двух сторон. Сдвоенные знаки набираются вплотную друг к другу. Если к знаку относится несколько чисел, то между собой они отделяются пробелами.

Маркированные списки. Вообще списки используются для перечисления чего-либо, поэтому, если вы используете их по назначению, не пишите каждый пункт с большой буквы и не ставьте в конце него точку. Точка ставится только после последнего пункта, все же остальные обрамляются справа точкой с запятой.

Если же используются нумерованные списки, то обычно текст после цифры и точки пишут с большой буквы и заканчивают точкой.

Текст цитаты заключается в кавычки и приводится в той грамматической форме, в какой он дан в источнике, с сохранением особенностей авторского написания. После кавычек ставится знак сноски и точка (или запятая). Пример: «Я боюсь показаться смешным самому себе», — писал Печорин.

Сноска – это дополнительный текст, помещаемый в самом низу страницы под основным текстом и отделенный от него чертой (Большой толковый словарь русского языка. СПб., 2001). Сноска может содержать примечания к основному тексту, переводы иноязычного текста, библиографические ссылки и пр.

Библиографическая ссылка содержит библиографические сведения (автор, заглавие, выходные данные, физическую характеристику (страницы) и пр.) о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте работы документе (книге, статье и пр.).

А связь между сноской и библиографической ссылкой такова: сноска это то место внизу страницы, куда можно поместить библиографическую ссылку.

Оформляется в Word 2007 – Ссылки – Вставить сноску.

Приложение.

Вспомогательные или дополнительные материалы, которые загромождают текст документа, помещают в приложении. Это, например, копии подлинных документов, выдержки из отчетных материалов, биографий, протоколы, отдельные положения из инструкций и правил, ранее неопубликованные тексты, переписка и т.п. По форме они могут представлять собой текст, таблицы, графики, карты.

Приложения оформляются как продолжение письменной работы на последних ее страницах.

Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием в правом верхнем углу слова «Приложение» . При наличии в письменной работе более одного приложения они нумеруются арабскими цифрами, например: «Приложение 1», «Приложение 2» и т.д. Нумерация страниц, на которых даются приложения, должна быть сквозной и продолжать общую нумерацию страниц основного текста.

Связь основного текста с приложениями осуществляется через ссылки, которые употребляются со словом «смотри»; оно обычно сокращается и заключается вместе с шифром в круглые скобки по форме. Пример: В тексте: В своей миссионерской работе о. Иоанн не был одинок, большую помощь ему оказывал священниккреол Иаков Нецветов, назначенный на Атку в 1825 г. (см. Приложение 3). В приложении: Приложение 3.








sitemap
sitemap