Основы форматирования текста в WORD-2007



Работа в программе Word

Несмотря на то, что в Word при открытии автоматически создается пустой документ, иногда пользователю нужно создавать документы вручную. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий:

— нажать сочетание клавиш Ctrl+N;

— нажать кнопку Office и выбрать команду «Создать» в меню

Сохранение документа

— нажать Ctrl+S

— нажать кнопку Office и выбрать команду «Сохранить» или «Сохранить как…» в меню



Сохранение в форматы PDF и XPS

Чтобы иметь возможность сохранять документы в форматы PDF и XPS, нужно скачать дополнение 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS, которое доступно на сайте Microsoft.

Выделение текста

— для выделения слова нужно щелкнуть на нем два раза мышью;

— предложения — щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl;

— одной строки — поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз;

текущего абзацаможно использовать один из следующих способов:

щелкнуть три раза левой кнопкой мыши;

— поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза;

всего текстаможно использовать один из следующих способов:

поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза;

— нажать сочетание клавиш Ctrl+A;

— нажать кнопку Выделить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Выделить все.

В Word также существует режим расширяемого выделения, выделять текст в котором гораздо удобнее.

Режим расширяемого выделения можно включить, нажав клавишу F8.

При включенном режиме расширяемого выделения используют клавишу F8:

один раз для выделения слова, в котором находится курсор;

-два раза для выделения предложения, в котором находится курсор;

— три раза для выделения текущего абзаца;

— четыре раза для выделения всего документа.

Выйти из режима расширяемого выделения можно клавишей Esc.

Основные команды редактирования

Ctrl+X — вырезать;

Ctrl+C — копировать;

Ctrl+V — вставить.

Отмена и возврат действий

В процессе редактирования никто не застрахован от ошибок. Для исправления ошибок в программе предусмотрена возможность отмены выполненных действий. Последнее действие можно отменить одним из следующих способов:

— воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Z;

— нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа

Для пользователей, которые ошибаются даже при исправлении ошибок, предусмотрена команда Вернуть, позволяющая после отмены действий выполнить операцию возврата. Для этого сделайте следующее:

— сочетание клавиш Ctrl+Y

— нажмите кнопку Вернуть на панели быстрого доступа

Буфер обмена

Буфер обмена в Microsoft Word 2007 позволяет хранить 24 объекта. Чтобы активизировать расширенный режим, нужно щелкнуть по кнопке в виде стрелки, направленной вниз в нижней части группы «Буфер обмена» на вкладке «Главная». По умолчанию при выполнении команды Вставить Word вставляет объект, занесенный в буфер последним,

Поиск в документе

Чтобы найти данные, необходимо вызвать диалоговое окно Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

— воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+F;

— нажать кнопку Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная

Замена данных

Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:



— воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+H;

— нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная

Переход

Команда Перейти удобна при работе с большими документами. Объектом перехода может быть раздел, страница, сноска, рисунок и т.д.

Для вызова окна перехода выполните одно из следующих действий:

— нажать стрелку справа от кнопки Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Перейти

— или сочетание клавиш Ctrl+G или клавишу F5.

Проверка правописания в документе

Автоматическая проверка — включается так:

1′. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.

2. В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.

3. Перейдите к области При исправлении правописания в Word и установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику



4. Нажмите кнопку ОК

Автозамена

Microsoft Word содержит список наиболее часто возникающих ошибок и вариантов их замены. Этот список можно дополнить вручную.

Для добавления нового элемента автозамены сделайте следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.

2. В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.

3. Перейдите к области Параметры автозамены и нажмите’одноименную кнопку. Откроется окно Автозамена.

4. В поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, которое часто встречается в тексте (например, слоово).

5. В поле на области наберите правильный вариант написания этого слова (например, слово)

6. Нажмите ОК.

Смарттеги

Смарт-теги также относятся к функциям автозамены. Они дают возможность распознавать разные типы данных и выполнять их преобразование.

Для того чтобы включить использование смарт-тегов, сделайте следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.

2. В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.

3. Перейдите к области Параметры автозамены и нажмите одноименную кнопку. Откроется окно Автозамена.

4. Перейдите на вкладку Смарт-теги, установите флажок Добавить смарт-теги к тексту, а затем установите флажки напротив тех параметров смарт-тегов, которые вы хотите использовать

Словарь синонимов

Редактирование текстового документа — это не только исправление орфографических ошибок в словах и правильное построение предложений. Word может помочь даже в таком сложном деле, как подбор синонимов. Чтобы воспользоваться словарем синонимов, сделайте следующее.

1. Выделите слово, для которого нужно подобрать синоним, или просто установите в нем курсор.

2. Воспользуйтесь кнопкой Тезаурус в группе Правописание на вкладке Рецензирование на ленте или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F7.

3. Выберите подходящий синоним в области задач Справочные материалы, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Вставить. Слово будет заменено синонимом.

Форматирование

Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения атрибутов шрифта. Параметры оформления текста, которые имеют отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт. Для его открытия выполните одно из следующих действий:

— щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная

— нажмите сочетание клавиш Ctrl+D

Изменять параметры шрифта можно, не только используя вкладку Шрифт одноименного диалогового окна. Во многих случаях гораздо удобнее пользоваться кнопками, вынесенными на ленту в группу Шрифт на вкладке Главная

С помощью кнопок группы Шрифт можно выполнять все основные действия по оформлению текста, такие как:

— Изменять начертание шрифта — делать текст курсивным, полужирным, подчеркнутым или зачеркнутым

— Изменять гарнитуру шрифта — наиболее распространены Times New Roman, Arial и Courier New, a также Calibri, который используется в Word 2007 по умолчанию

— Выбирать размер (кегль) шрифта. Возле списка изменения размера шрифта также есть удобные кнопки для быстрого увеличения и уменьшения кегля на один пункт

-‘Устанавливать цвет текста

— Устанавливать цвет выделения текста и т.д. и т.п.

Форматирование абзацев

Основные команды для оформления текста в рамках абзацев вынесены в группу Абзац на ленте.

Сюда входит:

1. Выравнивание (по левому краю; по центру; по правому краю; по ширине)

2. Установить междустрочный интервал

3. Отступы и выступы

Буквица

Буквицы позволяют привлечь внимание пользователя к абзацам. В Word можно создавать буквицы, которые могут занимать от трех до 10 строк текста. Для добавления буквицы сделайте следующее.

1. Перейдите в режим Разметка страницы, выполнив команду Вид-Разметка страницы.

2. Установите курсор в любом месте абзаце, куда нужно добавить буквицу.

3. Нажмите кнопку Буквица в группе Текст на вкладке Вставка на ленте.

4. Выберите один из видов буквиц в меню Буквица:

— в тексте — буквица будет выровнена по левому краю;

— на поле — буквица будет вынесена на поле.

5. Если требуется настроить параметры буквицы, выберите в меню команду Параметры буквицы в области Параметры окна Буквица установите шрифт и размер буквицы, а также расстояние от нее до текста.

Для удаления буквицы выберите в меню Буквица тип нет.

Создание таблиц

Чтобы создать таблицу в Word, воспользуйтесь одним из следующих способов.

1. Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте. Выберите количество столбцов и строк

2. Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы выберите количество столбцов и строк и нажмите кнопку ОК.

3. Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Экспресс-таблицы. Ориентируясь на названия и значки предварительного просмотра, выберите подходящий стиль таблицы.

Введите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки «+» и «_», а затем нажмите Enter.

Обратите внимание, что такая заготовка обязательно должна заканчиваться плюсом, иначе таблица не будет создана.

4. Нарисуйте таблицу вручную при помощи кнопки Нарисовать таблицу в меню кнопки Таблица. Вы можете установить тип и толщину линии, а также цвет границы, воспользовавшись соответствующими кнопками на вкладке Конструктор, которая появится на ленте после вызова команды Нарисовать таблицу. В группе Параметры стилей таблиц можно указывать дополнительные параметры построения таблицы.

Вставка изображений в документ

Чтобы вставить в документ изображение, которое хранится на вашем жестком диске, нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации на вкладке Вставка на ленте, выберите графический файл в окне Вставка рисунка и нажмите кнопку Вставить.

Редактирование изображений

Если выделить вставленное изображение, то на ленте появится новая вкладка Работа с рисунками-Формат. С ее помощью можно производить все операции редактирования рисунка.

Сноски

Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски могут быть двух типов:

— обычные — текст находится на той же странице, что и ссылка;

— концевые — текст расположен в конце документа, лекции и т. д.

Создание сноски

Для быстрого создания сноски сделайте следующее.

— Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску

— Нажмите кнопку Вставить сноску в группе Сноски на вкладке Ссылки на ленте. Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску.

— Введите текст сноски. Помните, что если текст обычной сноски будет слишком длинный, то Microsoft Word перенесет его на следующую страницу.

Чтобы задать дополнительные параметры сноски, сделайте следующее.

1. Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску.

2. Нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Сноски.

3. В диалоговом окне Сноски выберите тип сносок в документе:

— сноски — их текст может располагаться на нижнем поле страницы (параметр Внизу страницы) или в основном тексте ниже последней строки той страницы, на которой расположена ссылка (параметр Внизу текста);

— концевые сноски — текст таких сносок может располагаться В конце документа или В конце раздела.

4. Выберите способ нумерации сносок в области Формат. Обычно это арабские цифры, но вы можете задать любые другие символы.

5. Установите символ, с которого нужно начинать нумерацию, в поле Начать с.

6. После окончания настройки сносок нажмите кнопку Вставить и введите текст сноски.

Колонтитулы

Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхними и нижними. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.

Чтобы создать колонтитулы, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы на ленте. Выберите тип колонтитула в появившемся меню. При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Будут созданы верхний и нижний колонтитулы, курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы.

Одновременно с этим на ленте появится вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор. Она существенно облегчает работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.

Создание оглавления

1. Установите курсор в том месте, где будет располагаться оглавление.

2. Перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление в одноименной группе.

3. Выберите стиль оглавления из появившегося меню.

Если вас не устраивают стили оглавления предложенные по умолчанию, вы можете настроить их вручную. Для этого выберите команду Оглавление… в меню со стилями. Откроется одноименное окно. Вы можете сделать следующее:

1. Установите флажок Показать номера страниц для отображения номеров страниц каждого элемента списка.

2. Установите флажок Номера страниц по правому краю для выравнивания номеров страниц по правому краю.

3. В поле Заполнитель выберите тип линий (точечные, пунктирные или сплошные), которые будут вставлены между элементами оглавления и номерами страниц. Это можно сделать только при установленном флажке Номера страниц по правому краю.

4. Задайте количество уровней оглавления в поле Уровни. Количество уровней не должно быть больше количества стилей заголовков.

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить создание оглавления. Оно будет вставлено в документ.

Если после создания оглавления в документ вносились правки, то поместите курсор в поле оглавления и нажмите клавишу F9 для его обновления. Вы также можете нажать кнопку Обновить таблицу в группе Оглавление.

Работа с гиперссылками

Чтобы вставить гиперссылку в документ, можно скопировать адрес Интернет-страницы и воспользоваться буфером обмена. Microsoft Word «поймет», что это веб-адрес и применит к нему стиль Гиперссылка.

Если вы хотите, чтобы в документ был вставлен не сам адрес, а лишь ссылка на него, то нужно воспользоваться диалоговым окном Вставка гиперссылки.

Для вызова этого диалогового окна выполните одно из следующих действий:

— воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+K;

— перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Гиперссылка в группе Связи на ленте;

— В левой части окна Вставка гиперссылки расположены четыре кнопки, которые позволяют быстро создавать гиперссылки на различные элементы:

* на существующий файл или на веб-страницу;

* на другое место в этом же документе;

* на новый документ;

* на адрес электронной почты.

Независимо от вида создаваемой гиперссылки вы можете упростить ее использование, заполнив поле Текст. В этом случае вместо URL или сетевого адреса файла или каталога, пользователь увидит текст, который вы введете.

При нажатии кнопки Подсказка открывается окно Подсказка для гиперссылки. Заданный здесь текст (длиной до 255 символов) будет отображен в виде подсказки, которая появится при наведении (без щелчка) указателя мыши на ссылку. Если вы не введете подсказку, то Word в качестве подсказки отобразит URL или другой адрес, связанный с этим текстом. Пользоваться гиперссылками, вставленными в документ Word, нужно не так, как в браузере. Для перехода по ней следует нажать и удерживать клавишу Ctrl.

Создание макросов

Самый простой способ создания макроса — запись нужных действий в документе. Записав последовательность команд один раз, можно будет вызывать макрос щелчком мышью, когда нужно выполнить такие же действия. Для записи макросов сделайте следующее.

1. Щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Запись макроса в меню.

2. В диалоговом окне Запись макроса дайте макросу имя, а также введите его описание. Не пренебрегайте возможностью дать макросу описание, так как это очень поможет в дальнейшем, особенно, если вы пользуетесь большим количеством макросов.

3. Макрос можно запускать с помощью кнопок на панели быстрого запуска или сочетания клавиш. Определить это можно в том же диалоговом окне, нажав кнопку или клавишу в области Назначить макрос.

Если вам будет удобно вызывать макрос с панели быстрого запуска, то нажмите кнопку в области Назначить макрос. В появившемся диалоговом окне Параметры Word сделайте следующее.

1. Выделите название макроса в области слева и нажмите кнопку Добавить. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа

2. Чтобы изменить отображаемое имя макроса и его значок, выделите строку с его названием в области справа и нажмите кнопку Изменить.

3. В окне Изменение кнопки выберите подходящий значок для макроса, а также введите в поле Отображаемое имя название, которое будет показываться при наведении курсора на его кнопку.

4. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить свой выбор. Значок макроса появился на панели быстрого запуска.

Назначение макроса клавишам

Многие пользователи предпочитают использовать для выполнения разных действий сочетания клавиш. Вы можете назначить сочетания клавиш макросам, которые наиболее часто применяете Для этого сделайте следующее.

1. В диалоговом окне Запись макроса нажмите кнопку клавиша в области Назначить макрос,

2. Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш диалогового окна Настройка клавиатуры и нажмите сочетание, с помощью которого вы хотите вызывать макрос. Обычно удобно использовать «горячие» клавиши F1-F12, а также сочетания клавиш Alt и Ctrl с цифрами.

3. Когда нужное сочетание клавиш будет подобрано, нажмите кнопку Назначить, а затем — Закрыть.

Запись макроса

Когда подготовительная работа будет завершена, переходите к записи макроса. После того как вы закроете окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму. Теперь можно выполнять необходимые действия.

Создадим макрос, с помощью которого можно щелчком мышью применить к выделенному участку текста гарнитуру Arial, полужирное начертание и размер шрифта 10.

Когда появится панель записи макроса, сделайте следующее.



Страницы: 1 | 2 | Весь текст




sitemap
sitemap